home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / pc_ap13 / pc-ap.doc next >
Text File  |  1989-04-13  |  38KB  |  655 lines
  1.            
  2.                                         PC-AP
  3.                                      Version 1.3
  4.                              Copyright 1988, Jerry Medlin
  5.            
  6.            
  7.            PROGRAM DESCRIPTION
  8.            
  9.                 PC-AP is an accounts payable program for small and medium
  10.            size businesses.  The program runs on a IBM PC or compatible
  11.            computer with one disk drive and at least 256k memory.
  12.            
  13.                 PC-AP is a ShareWare program.  You are encouraged to give
  14.            copies to anyone who might use it.  If you like the program and
  15.            find it useful, please contribute $35 to:
  16.            
  17.                      Jerry Medlin
  18.                      P.O. Box 357
  19.                      Napa, Ca.  94559
  20.            
  21.                 You will receive the latest version of the program and a
  22.            telephone number for telephone assistance should you require it.
  23.            You will also receive a program which will allow you to
  24.            customize some features of PC-AP.  A complete description of the
  25.            customizing program is contained at the end of this manual.
  26.            
  27.                 The program makes liberal use of the PC's numeric key pad
  28.            both for numbers and commands.  You should have the Num Lock on
  29.            all the time.  PC-AP is designed to work hand in hand with
  30.            version 3.2 or higher of PC-GL, a General Ledger Accounting
  31.            Program.  Each invoice entry must be assigned an expense code or
  32.            account number and those account numbers must correspond to the
  33.            account numbers in the PC-GL chart of accounts.  You must have
  34.            the chart of accounts file from PC-GL on the data disk at all
  35.            times in order for PC-AP to function.  The file name of the PC-
  36.            GL chart of accounts file is PC-GL.COA.
  37.            
  38.                 To run the program, simply type "PC-AP".  If you want to
  39.            specify a drive and path for your data just add the drive and
  40.            path description after the program name.  i.e. type "PC-AP B:"
  41.            to use the B drive for data files.
  42.            
  43.                 A menu is then displayed for operator selection:
  44.            
  45.                      Enter or Change Vendors
  46.                      Enter, Change or Select Invoices
  47.                      Print Checks For Invoices Selected
  48.                      Print Check Listing
  49.                      Print Invoice Listing
  50.                      Print Vendor Activity Report
  51.                      Print Mailing Labels
  52.                      Print Vendor Listing
  53.                      Start a New Accounting Period
  54.                      Export Vendor Data to ASCII File
  55.                      Save Data and End
  56.                             When inputting information, the plus <+> key has the same
  57.            effect as the return or enter key.  Numerical information is
  58.            entered "calculator style".  The decimal point is placed
  59.            automatically.  The minus <-> key enters a negative number.
  60.            This makes using the numeric key pad even easier.
  61.            
  62.                 PC-AP is fast because it works with data in random access
  63.            memory, but the capacity is limited by available memory.
  64.            Available memory is shared by the data.  With more vendors on
  65.            file, fewer invoices can be entered and vice-versa.  PC-AP
  66.            allows a maximum of 1500 vendors and 1500 invoices per
  67.            accounting period with 512k of memory.  With 256k the capacity
  68.            is reduced to about 300 vendors and 300 invoices.
  69.            
  70.                 Each time the menu is displayed, the number of invoices
  71.            that can be added is printed at the bottom of the screen.  This
  72.            number may be limited by either memory size, available disk
  73.            space, or to an absolute maximum of 1500.
  74.            
  75.                 Since a power interruption will result in loosing all the
  76.            data currently entered into the program, you should occasionally
  77.            save your data back to the disk.  This is done by selecting End
  78.            Processing from the menu.  The current data will be saved to the
  79.            disk then you will be asked "Do you want to end ?".  Just answer
  80.            with an "N" and you may resume processing.
  81.            
  82.            
  83.            THE PROCESSING CYCLE
  84.            
  85.                 As you receive invoices or statements to pay during the
  86.            month, enter them into the program.  When you receive an invoice
  87.            from a vendor not on file, you must go to "Enter or Change
  88.            Vendors" and enter that vendor's information before you can
  89.            enter the invoice.
  90.            
  91.                 When you are ready to pay bills, select the invoices to
  92.            pay, then print the checks.  The invoices selected for each
  93.            vendor will be combined and a single check printed for each
  94.            vendor.  The check number and check date will be added to the
  95.            invoice, indicating that it has been paid.
  96.            
  97.                 At the end of the processing period (usually a month) you
  98.            should print reports to retain a permanent record of the month's
  99.            activity.  Reports may be printed in any order and as often as
  100.            desired.  If you discover an error in any of the reports you may
  101.            correct the problem and reprint the report.
  102.            
  103.                 Once you are satisfied that the monthly information is
  104.            correct, you should start a new accounting period and send the
  105.            invoices to the PC-GL General Ledger program by using the START
  106.            A NEW ACCOUNTING PERIOD selection from the menu.
  107.            
  108.                 Paid invoices (checks) will be added to a file on the data
  109.            disk named AR_TO_GL.TRN. This file may be read into the PC-GL
  110.            General Ledger program from the command mode of the ENTER OR
  111.            CHANGE TRANSACTIONS selection.  The choice "<R> Read PC-AP
  112.            transactions" will only appear if you have transactions to read.
  113.                             Only paid invoices (checks) will be posted, if you need
  114.            accrual accounting, the program can be modified to post on an
  115.            accrual basis.
  116.            
  117.                 All of the paid invoices (checks) will also be saved in a
  118.            file so that they may be reviewed by the PRINT VENDOR ACTIVITY
  119.            REPORT.  The unpaid invoices will be carried over into the next
  120.            accounting period.
  121.            
  122.                 To complete the posting process, you must make an
  123.            offsetting entry in PC-GL for the total amount of checks or
  124.            invoices posted.  If you are on a cash basis, that entry would
  125.            be to Cash in Bank, if you are on an accrual basis, that entry
  126.            would be to Accounts Payable.
  127.            
  128.            
  129.                 ENTER OR CHANGE VENDORS
  130.            
  131.                 Vendor information is entered and changed using this
  132.            selection from the menu.  The following information is entered
  133.            for each vendor:
  134.            
  135.                 Vendor name - Two lines of 31 characters each are
  136.                 available.   If you only want a single line for the name,
  137.                 leave line two  blank.  The blank second line will be
  138.                 omitted from mailing  labels and checks.  When checks or
  139.                 invoices are posted from  PC-AP to PC-GL, the first line of
  140.                 the vendor name is used for  the description.  Since
  141.                 descriptions for the PC-GL General  Ledger program are
  142.                 limited to a length of 21 characters, only  the first 21
  143.                 characters of the vendor name will be posted to  PC-GL.
  144.                 The small down arrow indicates the position of the 21st
  145.                 character so you may choose to keep the first line of the
  146.                 vendor name short and use the second line for the remainder
  147.